目前擺在企業(yè)面前的有三個(gè)問(wèn)題，客戶(hù)滿(mǎn)意度、速度和差錯(cuò)率。只有客戶(hù)滿(mǎn)意才能贏得客戶(hù)的忠誠(chéng)，同時(shí)才能建立品牌；在如今高速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)時(shí)代，速度是滿(mǎn)足客戶(hù)的基本條件之一，同時(shí)速度也是企業(yè)發(fā)展的衡量指標(biāo)之一，大的打敗小的已經(jīng)成了遙遠(yuǎn)的傳說(shuō)，快的打敗慢的成了永遠(yuǎn)的法則；零差錯(cuò)率是企業(yè)的現(xiàn)代質(zhì)量追求，從無(wú)可挑剔的產(chǎn)品，到100%的服務(wù)、6S的實(shí)行，而達(dá)到微管理級(jí)別的容錯(cuò)率更是先進(jìn)企業(yè)追求的目標(biāo)。

什么是6S

現(xiàn)在開(kāi)始追求企業(yè)組織的扁平化以保證信息流的快速流動(dòng)。加快對(duì)市場(chǎng)的反應(yīng)速度的模式而這些都是通過(guò)企業(yè)管理程序?qū)崿F(xiàn)的，因此企業(yè)的管理程序的設(shè)計(jì)也要做做6S，來(lái)瘦瘦身。

1.管理程序6S的方法

(1)概念

以文件和SOP的模式對(duì)企業(yè)信息流、物流、資金流以及事務(wù)處理方式進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，使其規(guī)范化并形成文字，經(jīng)過(guò)共同討論并經(jīng)最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的行為準(zhǔn)則。

(2)目的

公司行為標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，為全體員工的行為提供行為依據(jù)。

(3)作用

①建立行為引導(dǎo)方向；

②設(shè)定權(quán)限；

③明確責(zé)任；

④提升工作效率。

(4)程序制作方法

①根據(jù)實(shí)際應(yīng)用模式策劃流程；

②根據(jù)流程設(shè)定方案；

③相關(guān)部門(mén)進(jìn)行評(píng)估后進(jìn)行改善；

④經(jīng)過(guò)高層批準(zhǔn)。

(5)程序化簡(jiǎn)方法

隨著企業(yè)的運(yùn)營(yíng)以及新的管理理念的出現(xiàn)，現(xiàn)行的程序模式可能存在阻礙企業(yè)正常作業(yè)的情況，或者原先設(shè)計(jì)不是很合理，需要進(jìn)行修正。5S咨詢(xún)公司將采用以下四個(gè)動(dòng)作作為改善的原則：

①剔除；

②合并；

③重新排列；

④簡(jiǎn)化；

2.管理程序6S的原則

從前大家到政府機(jī)關(guān)去辦事，各個(gè)部門(mén)的人員都把自己“躲”在辦公室里，這還不算。而且還把門(mén)關(guān)上，弄得你都不知道里面有沒(méi)有人，辦一件事情呢，你必須按照所謂的流程一個(gè)部門(mén)一個(gè)部門(mén)去敲門(mén)，其實(shí)要辦的事情很簡(jiǎn)單就是去簽個(gè)字或者蓋個(gè)章，如果某一個(gè)科室的人員不在，你還要等上十天半個(gè)月，但也未必能夠辦好。現(xiàn)在你再到政府去辦個(gè)執(zhí)照什么的，有個(gè)辦公大廳，所有的人員都在這里面，辦事從頭到尾一次就辦好，30分鐘都不要，這就是改變程序和變換模式取得的效果。

其實(shí)企業(yè)也可以結(jié)合政府的這個(gè)模式。想想我們的助理小姐，每天找各個(gè)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)簽字，走遍所有部門(mén)要半個(gè)小時(shí)，若碰到某些領(lǐng)導(dǎo)不在，還要再等上一些時(shí)間，真不曉得要多久了。筆者曾經(jīng)幫助一家澳大利亞的企業(yè)做過(guò)大部門(mén)管理，要求除了業(yè)務(wù)部外所有的部門(mén)都在一個(gè)大辦公室辦公，這樣什么問(wèn)題都好溝通；后來(lái)又把臺(tái)式電腦全部換成筆記本電腦，大家集中在一個(gè)圓桌上辦公，以后開(kāi)會(huì)連去會(huì)議室的時(shí)間都省了；我們甚至可以每天抽出半個(gè)小時(shí)的時(shí)間來(lái)給大家休息，每天上7個(gè)半小時(shí)的班，雖然流程和模式削減了，但是我們的效率大大地提升，市場(chǎng)反應(yīng)速度比先前快了3倍。

6S管理咨詢(xún)公司對(duì)于大多數(shù)業(yè)務(wù)，我們要本著“精簡(jiǎn)高效”的原則，就像下面一樣不斷地問(wèn)“為什么”，從而省略一些沒(méi)必要的業(yè)務(wù)：

(1)這個(gè)工作必要嗎？能拿掉嗎？

(2)沒(méi)有比目前更好的方法了嗎？

(3)為什么要簽字？不簽字就不做了嗎？

(4)程序不可以改變嗎？

(5)有沒(méi)有更好的設(shè)計(jì)呢？

(6)流程可以排除、合并、刪除、簡(jiǎn)化嗎？

(7)別的材料能夠替代目前的材料嗎？

3.業(yè)務(wù)工程6S的分析以及改善

管理程序6S管理中最為敏感的部分應(yīng)該是工作場(chǎng)所中的業(yè)務(wù)工作6S，現(xiàn)以其為例來(lái)解析如何進(jìn)行管理程序6S。

(1)何謂業(yè)務(wù)工程分析

現(xiàn)在管理中對(duì)事務(wù)的處理變得越來(lái)越多，特別是小批量多品種，物流和信息流變得更加泛濫，如何有效地進(jìn)行管理分析已經(jīng)變得非常重要。著名的豐田精益生產(chǎn)管理模式中的看板管理，就是一個(gè)信息管理和物流管理相結(jié)合的產(chǎn)物，使前后的信息通暢，減少錯(cuò)誤的發(fā)生。

現(xiàn)在在汽車(chē)業(yè)和電子業(yè)比較著名的TS-16949體系中開(kāi)始規(guī)定，當(dāng)所有的生產(chǎn)完結(jié)后必須進(jìn)行清場(chǎng)，清除前一道生產(chǎn)所有的遺留物包括作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書(shū)，以防止錯(cuò)誤的操作發(fā)生。對(duì)這些東西現(xiàn)在都是以程序的模式來(lái)管理，這樣的管理一方面防止了問(wèn)題的產(chǎn)生，同時(shí)提高了員工對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化的認(rèn)識(shí)，也建立了共同語(yǔ)言，便于組織內(nèi)相互的溝通。

(2)業(yè)務(wù)工程分析的目的

工程分析雖然看起來(lái)都是細(xì)節(jié)小事，但是細(xì)節(jié)決定成敗。業(yè)務(wù)工程分析的目的在于：

①使業(yè)務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化。進(jìn)行的流程圖、傳遞的表單、作業(yè)的步驟等予以規(guī)范，可起到便于交流和防范錯(cuò)誤的作用。

②去除多余的表單文件，減少無(wú)效的.業(yè)務(wù)工作。要達(dá)到以上目的，就得對(duì)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行以下檢討：

①有必要做文件和表單嗎？

②信息表達(dá)充分嗎？

③程序易于理解嗎，表單好處理嗎？

④可以換個(gè)方式嗎？

⑤流程的環(huán)節(jié)存在多余嗎？

(3)業(yè)務(wù)工程分析的具體做法

業(yè)務(wù)工程分析涉及公司的各個(gè)部門(mén)，所以企業(yè)必須研究一個(gè)有效的生產(chǎn)管理方法。

我們推薦讓業(yè)務(wù)的推動(dòng)主體來(lái)規(guī)劃流程，然后將流程交給相關(guān)部門(mén)和人員檢討，進(jìn)行修正，形成各方共同認(rèn)可的執(zhí)行方式，最后報(bào)高層核準(zhǔn)發(fā)行。在這個(gè)過(guò)程中，我們要給予關(guān)注的有以下幾個(gè)方面：

①程序的主題流向正確嗎？

②表格的涉及是否涵蓋了需要交流的信息內(nèi)容？

③表格的格式是否容易理解？

④是否規(guī)定了責(zé)任的主體？

對(duì)業(yè)務(wù)流程的修改也必須從以上四個(gè)角度出發(fā)，找出其中的要點(diǎn)，然后經(jīng)大家認(rèn)可，就可以進(jìn)行修改了。