新益為|6S咨詢服務(wù)中心5S管理培訓(xùn)公司概述：長期以來，大多數(shù)5S實踐都是在車間和倉庫進(jìn)行的。而辦公室的5S活動大多停留在辦公環(huán)境和工作臺的整合上。電腦里5S活動很少。原因之一是電腦屬于個人，即使別人看到，也只是冰山一角。簡單來說就是關(guān)注度不夠，個人電腦的無序還沒有暴露出來。作為一個上班族，我們每天90%以上的時間都在使用電腦，個人電腦應(yīng)該是這些人5S的對象。

5S管理培訓(xùn)

個人電腦的整理整頓情況令人擔(dān)憂

下面的電腦桌面是一位市場客服人員的辦公桌面，大約有100個左右的文檔放在電腦桌面上。我們不禁要問，這名同事需要多長的時間才能找到他想要的文件。

找不到文件帶來的傷害，不僅僅只有時間上面的損失，還有我們會拖延甚至放棄我們的完美計劃。當(dāng)我們頭腦中有個好點子，但是我找不到我們想要的文件，幾分鐘甚至更長的時間之后，挫敗感會涌上心頭，只好放棄這個想法。

我們應(yīng)該使用什么樣的方法來整理我們的電腦呢？也許我們應(yīng)該先來看看我們現(xiàn)場的5S實踐方法。

傳統(tǒng)的5S做法

傳統(tǒng)的5S方法，核心在于徹底的整理和整頓。整理就是區(qū)分必須品和非必需品。針對必需品再進(jìn)行整頓，確保在使用時可以立即拿到。而非必須品則使用紅單進(jìn)行檢討和處理。

然而在執(zhí)行的過程中，對于必須品和非必須的判斷以及采取的措施沒有清晰的定義，在執(zhí)行過程中容易因人而異；另外整個過程中，現(xiàn)場人員的思考機(jī)會不多。針對這些情況，一些咨詢公司對該方法進(jìn)行了改良。

改良之后的5S方法

在活動開始之前，按照使用頻次事先定義必需品以及相應(yīng)的處理方法。通過該方法來規(guī)避前面提到的判斷問題。

對于必須品和非必須品引入了相應(yīng)的清單。這樣現(xiàn)場的員工在進(jìn)行整理的過程中，有機(jī)會邊填寫邊思考。

針對一些非必須品的檢討，甚至引入了5why的表單，讓現(xiàn)場的員工在學(xué)習(xí)5S的同時，也能學(xué)習(xí)到5why。

第一次的5S活動之后，現(xiàn)場會有很大的改變。后續(xù)的5S活動，可改進(jìn)的空間就很少了，于是進(jìn)入了所謂的維持階段，現(xiàn)場會時不時偏離，然后我們再次進(jìn)行5S活動。5S帶給我們的影響，停留在了工具的使用層面上。

借鑒豐田設(shè)定挑戰(zhàn)與方向

最近反復(fù)又聽了豐田吉永雅文師傅對5S的理解。實際上豐田在很久之前，就在思考為什么要做整理，做好整理的目的是讓整頓的工作更容易，而整頓的目的是快速拿到我們想要的物品。

但是現(xiàn)場產(chǎn)生了不必要的東西，才要做整理，為什么會生產(chǎn)不必要的東西？

如果形成連續(xù)流，現(xiàn)場就沒有庫存，就沒有必要做整理了。

現(xiàn)場有垃圾，所以要做垃圾分類整理，為什么會產(chǎn)生垃圾？

垃圾大部分來自多余的包裝，如果改變包裝，就會減少甚至實現(xiàn)零垃圾。

參考吉永課堂立即行動的8大工作法則-整理

于是我們可以提出如下的挑戰(zhàn)與方向：

1）尋找時間為零

2）庫存為零

3）拿錯幾率為零

4）垃圾為零

5）信息停滯時間為零

個人電腦的整理整頓情況令人擔(dān)憂

5S工具是我們達(dá)成這些挑戰(zhàn)目標(biāo)或者方向的一個工具而已，在某些時候我們需要5S工具，但5S工具僅僅是一個起點，我們追求的是解決背后的問題。

實際上，Jefferyliker博士把豐田套路放在4P的中間，指的就是這個道理。

豐田套路第一步明確方向和挑戰(zhàn)，就是要確認(rèn)上面的這些挑戰(zhàn)和方向。然后我們了解現(xiàn)狀，設(shè)定目標(biāo)狀態(tài)，如果現(xiàn)場很亂沒有做過基本的整理整頓，這個時候我們使用5S工具，我們會達(dá)到我們設(shè)定的第一個目標(biāo)狀態(tài)。要想走得更遠(yuǎn)，離這些挑戰(zhàn)和方向更近，我需要分析為上面會產(chǎn)生這些庫存，為了減少庫存，我們需要探索其他得方法。

電腦的整理整頓方法

電腦的整理整頓我們將借鑒上面的一些好的經(jīng)驗，而且已經(jīng)經(jīng)過了一些檢驗，是可行的方法。

第一步定義必需品和非必需品的頻次和處理。我們建議以一個月為期。針對不同頻次的文件，采取的策略則不相同，比如：

頻次為一個月及以下的文件，采取的策略是能夠快速找到（比如5~10秒內(nèi)）；而一個月以上的文件，采取的策略則是可以找到（不走回頭路）。

第二步按照該期限，使用必需品和非必需品清單進(jìn)行表單登記與處理，下面的一些細(xì)節(jié)需要注意：

-一些文件夾需要重新審視其命名，確保名字和文件夾里面的內(nèi)容一致；

-文件夾的名字盡量做到簡潔且一目了然（如果是公用文件夾需要團(tuán)隊一起考慮）。

第三步整頓

歸為必需品的文件通常采用如下的規(guī)則進(jìn)行整理：

1）對同層級的文件前面進(jìn)行編號，確保使用頻次最高的文件編號最小。

當(dāng)需要使用時，可以馬上看到排在最上面的這個文件夾。

2）同一層級的文件夾數(shù)量控制在7個左右。

古人說聰明的人可以一目十行，我想像我這樣的普通人可以做到七行就不錯了。

3）針對一些每天都用的文件，一些同事直接在桌面建立快捷方式也是一個好的方法。

第四步反思與總結(jié)

在整個活動結(jié)束之后，進(jìn)行反思，并記錄到表格中。反思為什么會要做這次的整理整頓工作，本次活動哪些地方做的比較好需要保持，哪些可以再改進(jìn)。下一次個人電腦的整理整頓工作計劃。

這四個步驟是一個循環(huán)的過程，其中很重要的一點是思考與學(xué)習(xí)。通過表單記錄自己的發(fā)現(xiàn)與思考與行動，通過PDCA循環(huán)不端提高自己整理電腦的水平。

形成信息的連續(xù)流

最后，我們會問一個問題，為什么產(chǎn)生那么多的文件需要整理。文件的一次存放意味著一次信息的停滯，為什么會產(chǎn)生停滯，因為工作沒有形成連續(xù)流。實際上最高效的方式是一次做一件事情，并堅持把事情做完。

如何做好電腦文件的5S管理？以上就是新益為|6S咨詢服務(wù)中心5S管理培訓(xùn)公司的相關(guān)介紹，做好企業(yè)的5S管理工作就是為精益生產(chǎn)管理活動打下基礎(chǔ)，讓精益生產(chǎn)管理在企業(yè)中發(fā)展有一個良好的前提。