6S咨詢服務(wù)中心5S現(xiàn)場(chǎng)管理培訓(xùn)公司概述：5S的本質(zhì)在于行動(dòng)或結(jié)果，而不是動(dòng)機(jī)。

當(dāng)我們還不了解內(nèi)部所有的操作流程，具體的工作內(nèi)容，員工常用的工作方法時(shí)，請(qǐng)不要隨意啟動(dòng)5S管理，這樣不僅會(huì)流于形式，而且會(huì)多此一舉。

5S起源于傳統(tǒng)制造業(yè)的精益安全標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)，但如今也同樣進(jìn)化成了適用于各行業(yè)企業(yè)的內(nèi)部現(xiàn)場(chǎng)管理制度與員工手冊(cè)。

那么，如何進(jìn)行5S管理規(guī)則制定與落地，才可以讓大家的更加愉悅、更加高效、更加高質(zhì)量的一起完成5S行為要求呢？

辦公室5S管理文化

一、5S的核心要義到底是什么？

如果你印象中，5S只是強(qiáng)迫癥般的掃掃衛(wèi)生、整理桌面僅此而已，那真的從源頭理解就錯(cuò)了。

讓我們先回顧一下5S現(xiàn)場(chǎng)管理法的基礎(chǔ)信息：

5S現(xiàn)場(chǎng)管理法，5S即整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE），又被稱為“五常法則”或“五常法”，50年代興起于日本企業(yè)，是一種現(xiàn)代企業(yè)管理模式，指在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)中對(duì)人員、機(jī)器、材料、方法等生產(chǎn)要素進(jìn)行有效的管理，目的是為了改善生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境、提升生產(chǎn)效率。

有的企業(yè)在原來(lái)5S的基礎(chǔ)上又增加了安全(Safety)，即形成了“6S"；有的企業(yè)再增加了節(jié)約(Save)，形成了“7S"；也有的企業(yè)加上習(xí)慣化(Shiukanka)、服務(wù)(Service)及堅(jiān)持(Shikoku)，形成了“10S"，有的企業(yè)甚至推行“12S"，但是萬(wàn)變不離其宗，都是從“5S"里衍生出來(lái)的。

因此5S的核心要義是關(guān)鍵所在。

我們發(fā)現(xiàn)從當(dāng)下更多生產(chǎn)制造企業(yè)以外的各行業(yè)企業(yè)需求看來(lái)：

5S解決的核心問(wèn)題如今應(yīng)該是引導(dǎo)內(nèi)部成員的規(guī)范自身行為，從而獲得一個(gè)高效的內(nèi)部流程標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)轉(zhuǎn)，達(dá)成員工在優(yōu)質(zhì)辦公環(huán)境的一種積極辦公理想狀態(tài)。

這與行政的日常工作幾乎完全吻合。

二、5S給企業(yè)帶來(lái)怎樣的改變？

5S管理其實(shí)這一直是所有行政正在做的辦公室管理必修課。大家各自區(qū)別在于5S是行政單方面執(zhí)行，還是全員執(zhí)行。

失敗的原因往往在于本末倒置，行政本身沒(méi)有將大環(huán)境5S做到位，就極致苛刻要求員工進(jìn)行個(gè)人5S實(shí)施并處罰。

5S成功取決于制定規(guī)則的人，首先遵循規(guī)則，做好正向反饋并培訓(xùn)宣導(dǎo)。就像游戲一樣，從進(jìn)入游戲房間開(kāi)始，就需要說(shuō)清楚游戲規(guī)則，大家才會(huì)按游戲規(guī)則開(kāi)始游戲。

所以，在為各自企業(yè)制定5S規(guī)則前，我們行政人先來(lái)自檢一番，看看5S細(xì)節(jié)與行政的密切聯(lián)系到了哪一步：

1.整理（SEIRI）定義

區(qū)分要與不要的物品，現(xiàn)場(chǎng)只保留必需的物品。

目的：

①改善和增加作業(yè)面積；

②現(xiàn)場(chǎng)無(wú)雜物，行道通暢，提高工作效率；

③減少磕碰的機(jī)會(huì)，保障安全，提高質(zhì)量；

④消除管理上的混放、混料等差錯(cuò)事故；

⑤有利于減少庫(kù)存量，節(jié)約資金；

⑥改變作風(fēng)，提高工作情緒。

行政工作匹配

每日工區(qū)巡場(chǎng)、辦公區(qū)小范圍改造、資產(chǎn)管理、安全管理、員工關(guān)懷、降本增效等。

2.整頓（SEITON）定義：

必需品依規(guī)定定位、定方法擺放整齊有序，明確標(biāo)示。

目的：

不浪費(fèi)時(shí)間尋找物品，提高工作效率和產(chǎn)品質(zhì)量，保障生產(chǎn)安全。

△行政工作匹配：

檔案管理、庫(kù)房管理、茶水間管理、餐廳管理、健身房管理、前臺(tái)形象等。

3.清掃（SEISO）定義

清除現(xiàn)場(chǎng)內(nèi)的臟污、清除作業(yè)區(qū)域的物料垃圾。

目的：

清除“臟污”，保持現(xiàn)場(chǎng)干凈、明亮。

△行政工作匹配：

保潔管理、工區(qū)衛(wèi)生監(jiān)督檢查、環(huán)境裝修改造、物業(yè)水電氣、安保巡檢等。

4.清潔（SEIKETSU）定義：

將整理、整頓、清掃實(shí)施的做法制度化、規(guī)范化，維持其成果。

目的：

認(rèn)真維護(hù)并堅(jiān)持整理、整頓、清掃的效果，使其保持最佳狀態(tài)。

△行政工作匹配：

員工手冊(cè)、辦公環(huán)境改善、節(jié)能減排、公益開(kāi)展、儀容儀表等職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)成長(zhǎng)、心理咨詢等講座活動(dòng)開(kāi)展。

5.素養(yǎng)（SHITSUKE）定義：

人人按章操作、依規(guī)行事，養(yǎng)成良好的習(xí)慣，使每個(gè)人都成為有教養(yǎng)的人。

目的：

提升“人的品質(zhì)”，培養(yǎng)對(duì)工作講究、認(rèn)真的人。

△行政工作匹配：

企業(yè)文化活動(dòng)、組織團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)、企業(yè)價(jià)值觀落地、節(jié)日關(guān)懷、空間標(biāo)識(shí)引導(dǎo)等

曾經(jīng)有很大一部分的企業(yè)管理者，只實(shí)施5S里的清掃動(dòng)作與強(qiáng)制工位整理。結(jié)果大家也都知道幾乎都給員工滿意度帶來(lái)了災(zāi)難。

完整的做5S才能形成良性的管理閉環(huán)，才可以讓辦公變得安全，改善企業(yè)的辦公環(huán)境品質(zhì)，提高生產(chǎn)力，降低協(xié)作成本，確保準(zhǔn)時(shí)交付結(jié)果，同時(shí)還能確保高效辦公。

三、當(dāng)下的5S落地，如何根據(jù)各行各業(yè)特點(diǎn)因地制宜？

5S管理在2020年聽(tīng)起來(lái)，仿佛是一個(gè)古老的詞，但經(jīng)典永流傳，無(wú)論如何，企業(yè)追求精益高效的內(nèi)核管理邏輯并沒(méi)有改變。

5S管理設(shè)計(jì)無(wú)非是不斷優(yōu)化企業(yè)的人、物、事的標(biāo)準(zhǔn)協(xié)作過(guò)程。

日本式企業(yè)將5S運(yùn)動(dòng)作為管理工作的基礎(chǔ)，推行各種品質(zhì)的管理手法，第二次世界大戰(zhàn)后，產(chǎn)品品質(zhì)得以迅速地提升，奠定了經(jīng)濟(jì)大國(guó)的地位，在豐田公司的倡導(dǎo)推行下，5S對(duì)于塑造企業(yè)的形象、降低成本、準(zhǔn)時(shí)交貨、安全生產(chǎn)、高度的標(biāo)準(zhǔn)化、創(chuàng)造令人心曠神怡的工作場(chǎng)所、現(xiàn)場(chǎng)改善等方面發(fā)揮了巨大作用。

根據(jù)各行各業(yè)因地制宜，我們發(fā)現(xiàn)了一些5S的行業(yè)特點(diǎn)：

1.制造業(yè)、服務(wù)業(yè)

5S最早就是源于對(duì)制造業(yè)、服務(wù)業(yè)等改善現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境的質(zhì)量和提升養(yǎng)成員工自身素質(zhì)思維的管理方法，使企業(yè)能有效地邁向全面質(zhì)量管理，主要是針對(duì)制造業(yè)在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)材料、設(shè)備、人員、環(huán)境等生產(chǎn)要素開(kāi)展相應(yīng)5S執(zhí)行活動(dòng)。

2.互聯(lián)網(wǎng)、文化傳媒

互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)企業(yè)與文化傳媒行業(yè)在5S上更多是一種內(nèi)化執(zhí)行的過(guò)程，倡導(dǎo)員工個(gè)性化與開(kāi)放企業(yè)文化，因此在5S執(zhí)行上，多以行政部門(mén)內(nèi)化處理的方式，進(jìn)行5S管理。

比如：工作場(chǎng)所高標(biāo)準(zhǔn)交付與日常維護(hù)、物業(yè)保潔維護(hù)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)馁Y產(chǎn)管理流程、完善空間導(dǎo)視系統(tǒng)與文化標(biāo)語(yǔ)引導(dǎo)、高頻次的企業(yè)文化活動(dòng)落地、員工福利與體驗(yàn)打造等。

不要求員工強(qiáng)制處理個(gè)人工位的5S，而是通過(guò)整體大環(huán)境的5S打造，通過(guò)環(huán)境影響與引導(dǎo)個(gè)人行為。

3.政府、學(xué)校、國(guó)企、事業(yè)單位

這類單位的工作場(chǎng)所，通常都執(zhí)行著嚴(yán)格的行政單位辦公裝修標(biāo)準(zhǔn)與《黨政機(jī)關(guān)辦公用房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定。因此在5S辦公室現(xiàn)場(chǎng)行政管理中，也是相對(duì)嚴(yán)格的。

比如：辦公室及辦公區(qū)走廊等應(yīng)采用普通燈具和高效節(jié)能型光源，標(biāo)準(zhǔn)還對(duì)食堂、停車(chē)庫(kù)、警衛(wèi)用房、人防設(shè)施等附屬用房建筑面積作出明確規(guī)定。室內(nèi)環(huán)境與建筑設(shè)備方面，提出黨政機(jī)關(guān)辦公用房室內(nèi)環(huán)境應(yīng)符合公共建筑節(jié)能設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。

其中，辦公室冬季采暖設(shè)定溫度不應(yīng)高于20℃，夏季制冷設(shè)定溫度不應(yīng)低于26℃等

雖然我們不具備日本在發(fā)展5S過(guò)程中所具備的特定的有利于5S推行的互補(bǔ)性條件，但是我們依然可以根據(jù)行業(yè)特性，改變5S落地的側(cè)重點(diǎn)，避免企業(yè)推行5S失敗，從而形成企業(yè)內(nèi)部的良性循環(huán)。

5S不是企業(yè)階段性的組織建設(shè)和改造，而是企業(yè)全員行為的長(zhǎng)期培養(yǎng)。

一次性全面部署5S太難了，所以可以用循序漸進(jìn)的方式，從1S逐步部署到5S。

從員工手冊(cè)，入職培訓(xùn)，新導(dǎo)師，部門(mén)負(fù)責(zé)人示范指導(dǎo)等方面入手，將其作為企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中不可分割的一部分，長(zhǎng)期來(lái)看可以達(dá)到理想的效果。

總之，不要吸取很多企業(yè)1S，2S整改都沒(méi)做的教訓(xùn)，直接去做環(huán)衛(wèi)就行了，讓大家只做環(huán)衛(wèi)5S肯定是大忽悠。