第一條總則

6S咨詢服務中心5S管理培訓公司概述：為了給員工創(chuàng)造一個干凈、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環(huán)境，使公司辦公管理及文化建設提升到一個新層次，特制定如下5S管理制度。

什么是5S管理

第二條本制度適用于公司本部及各外埠公司全體員工。

第三條整理

1.每月對文件（包括電子文檔）作盤點，把文件分為必要（有效）和不要（過期無效）的，不要的全部銷毀。必要文件交秘書部送檔案室歸檔。

2.每月對表單記錄（包括電子文檔）作盤點，盤點后的有效表單記錄統(tǒng)一交秘書部送檔案室歸檔。

3.對所轄區(qū)域的物品、設備、空間做盤點，并區(qū)分其“要”和“不要”；

分類如下：

1)設備：電腦、打印機、文具、書籍等；

2)空間：柜架、桌椅、儲物箱等。

3)物品：個人用品、裝飾品

4.依據《必要品的使用頻率和常用程度基準表》決定物品的“要”與“不要”；

5.“不要”物品經各部門主管判定后，集中報廢或拍賣；

必要品的使用頻率和常用程度基準表

常用程度使用頻率處理方法

低過去一年都沒有使用過的物品，而且不能再用丟棄中

在過去的6個月中只使用過一次的物品

一個月使用一次的物品集中存放（例如歸檔或存放在庫房中）

高一周使用一次的物品

每天都使用的物品

每小時都要使用的物品保存在辦公桌或隨身攜帶

第四條整頓

卡座區(qū)整頓：

1.辦公桌：桌面除文件、電腦、口杯、電話、文具外，不允許放其他物品；文具必須豎放。辦公用品一般的常用品：筆、訂書機、涂改液、即時帖、便條紙、橡皮、計算器，可以集中放在辦公桌的一定區(qū)域內，電腦線、網線、電話線有序放置；人離開半小時以上應將桌面收拾干凈。

2.抽屜：抽屜里盡量不放辦公用品。最下層抽屜可以放A4的文件、資料；把這個空間從充分利用起來，可以放下面這些東西：

個人的東西

個人的參考資料（文件夾、辭典、手冊、商品目錄等）

文件卷宗（各種信息、草擬的文件材料等）

空白稿紙、不常使用的文具等

3.坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人離開時椅子調正，離開半個小時以上，椅子應放回桌洞內；

4.電腦：電腦置寫字臺左前角，豎式主機置桌面下；

5.卡座屏風：內外側不允許有任何張貼；

6.垃圾簍：罩塑料袋，置寫字臺下右前角；

7.桌洞下不得堆積雜物。

8.外衣手袋：請置掛于衣帽間或抽屜內，嚴禁隨意放在辦公桌椅上。

辦公室整頓：

1.辦公室：桌面除公司購置案頭用品、文件盒、筆筒、文件、電腦外無其他物品；

2.抽屜：同卡座區(qū)規(guī)范；

3.電腦：桌面呈45度角貼墻放置，豎式主機置桌面下；

4.垃圾簍：置于桌后；

5.飲水機：放指定地點，不得隨意移動；

6.報刊：必須上報架，或閱完后放入辦公桌內；

7.外衣手袋：同卡座區(qū)規(guī)范

文件、資料管理整頓：

1.檔案管理依據《集團檔案管理制度》執(zhí)行

2.將文件按照待處理、處理中和已處理分類放置，此外還有機密類文件。根據應用情況應將分為每日必用、常用和常不用三種，常不用的文件要盡快處置；

3.硬盤里的電子文檔、資料分類必須條理清晰，電子文件需要永久、長期保存的，應形成紙質和辦公軟件等雙套介質材料歸檔保存；

4.儲存公用信息的軟盤采取保護措施，使大家都自覺地小心使用。并且為了明確存儲在硬盤和軟盤里的信息聯(lián)系，建議在軟盤的標簽上注明題目。還要把軟盤分類。修改以后，一定要注明標題、日期。同時軟盤也應該像保存文件一樣，保存在專用的夾子里。

信件、電子郵件（OA）整頓：

1.做一個臨時性的信夾，把不能立即處理的信件放在里面，必須保存的東西則放在信件保存冊里；

2.辦公自動化里面重要郵件應該及時備份；電腦硬盤中應專門建立一個文件夾，不能處理的郵件存放在里面；

3.為了減輕服務器負擔，提高響應速度，辦公自動化中已看郵件不要超過一定數量，經理、處長不得超過100封，部長不得超過50封，員工不得超過20封。系統(tǒng)管理員不定期抽查。

第五條清掃

公司新辦公樓有專門的保潔人員，公共區(qū)域（如通道、樓梯）不需清掃，清掃的對象主要是個人辦公區(qū)域：桌面，桌洞；辦公設備：電腦、傳真機、復印機、打印機等等

清掃基準

對象清掃標準要求周期清掃時間

個人區(qū)域桌面干凈整潔、桌洞內無垃圾、無雜物遺落每天5分鐘清掃每天下班后5分鐘

辦公設備主機和重點部位的正面、背面、送風口無污垢每周一次每周五下班前15分鐘

文檔桌面、電腦中不能有失效文件，不可輕易看到機密文件

超過保管年限的表單及時集中銷毀，保管年限內的表單裝訂送秘書部歸檔

無破舊的卡片、冊子、檔案、報刊等

無無用的手稿與工作無關的文件

每月一次

月末

第六條清潔

落實整理、整頓、清掃工作。

1.徹底落實前面的整理、整頓、清掃工作。

2.利用文化宣傳活動，保持新鮮活躍的活動氣氛

保持5S意識

第七條素養(yǎng)

遵守《集團員工手冊》有關規(guī)定

遵守《公司日常管理規(guī)定》

素養(yǎng)巡查

行政部每天兩次例行巡查（早晨、中午）

每月底5S推行委員會對整個公司的5S執(zhí)行情況進行檢查

5S推行委員會主任委員對公司不定期巡查

獎懲條例

采取記分制，每人每月基準分100分，凡違反上述整理、整頓、清掃管理規(guī)范一次者扣5分，違反《公司日常管理規(guī)定》者扣10分。

行政部每天進行檢查，對違規(guī)者在辦公自動化上予以公布。月末進行統(tǒng)計，對被扣5分者給予警告處分，被扣10分者扣發(fā)當月工資50元，15分者100元，以此類推。

每月各公司、處室的所有員工得分的平均分作為各公司、處室每月得分，對連續(xù)兩個月排名第一名的公司、處室的員工給予當月平均獎金10%的獎勵；對連續(xù)兩個月排名最后的公司、處室的員工扣發(fā)當月平均獎金的10%。

年終將每位員工每月得分相加，得分最高者評為“5S先進個人”給予精神、物質獎勵。