6S咨詢服務(wù)中心5S管理咨詢公司概述：5S是日文SEIRI（整理）、SEITON（整頓）、SEISO（清掃）、SEIKETSU（清潔）、SHITSUKE（修養(yǎng)）這五個(gè)單詞的縮寫，也是該管理工具的經(jīng)典步驟。隨著近幾年的發(fā)展，5S管理從制造現(xiàn)場(chǎng)擴(kuò)展到了文職辦公場(chǎng)所，接下來講講5S管理在文秘工作中的應(yīng)用。

文秘工作需要5S管理

根據(jù)對(duì)美國(guó)200家大公司職員作的調(diào)查，公司職員每年都要把6周時(shí)間浪費(fèi)在尋找亂放的東西上面。這意味著，他們每年要損失10%的時(shí)間。對(duì)付這個(gè)“時(shí)間竊賊”，有一條最好的原則：不用的東西扔掉，不扔掉的東西分門別類保管好，這正是5S管理的精髓。5S是一種管理工具，更是一種方法和習(xí)慣，它同樣也適用于文秘工作中的資料與信息管理。

一、5S管理之SEIRI（整理）

工作現(xiàn)場(chǎng)，區(qū)別要與不要的東西，只保留有用的東西，撤除不需要的東西。對(duì)文秘工作來講，整理的范圍應(yīng)該包括兩大方面：

一方面是工作場(chǎng)所和空間環(huán)境，排列整齊、井然有序的工作環(huán)境能夠讓人感受到明朗愉快的氣氛，從而滿足人們的心理需要，達(dá)到提高效率的目的。

另一方面，指的是對(duì)電子文檔的整理和歸檔。隨著時(shí)間的推移和積累，在工作中獲得和產(chǎn)生的各方面素材（文字、圖片、圖表）越來越多，許多人習(xí)慣將材料存放在電腦桌面上，結(jié)果桌面上變得“亂花漸欲迷人眼”，資料查找起來費(fèi)力費(fèi)時(shí)費(fèi)眼，極易引起煩躁情緒，因此對(duì)電子資料進(jìn)行定期整理存檔非常有必要。

那么如何區(qū)分“要”與“不要”呢？5S管理理念告訴我們，可以依據(jù)物品的使用頻率和常用程度來區(qū)分。必要（有效）文件要及時(shí)進(jìn)行存檔；不要（過期無效）的，及時(shí)清理。

整理的過程是甄別的過程，同樣也是材料收集的過程，因經(jīng)常使用ppt進(jìn)行匯報(bào)材料制作，因此我專門建立了ppt素材的文件夾，遇到有重大事項(xiàng)的宣傳報(bào)道及照片，我會(huì)及時(shí)納入囊中。就避免了在ppt制作時(shí)間緊張的情況下，四處收集圖片，從而大大提高了工作效率。

二、5S管理之SEITON（整頓）

把要用的東西，按規(guī)定位置擺放整齊，并做好標(biāo)識(shí)進(jìn)行管理；其目的就是能在30秒內(nèi)找到要找的東西，將尋找必需品的時(shí)間減少為零。辦公區(qū)域同類的物品可進(jìn)行集中擺放、區(qū)域擺放，根據(jù)使用習(xí)慣，將東西排在特定的、便利的位置上。電子版材料的整頓則更需要技巧。按照我的工作范圍，素材基本上分為兩大類：純文字材料和PPT材料。兩者從編寫至最后定稿，均會(huì)產(chǎn)生多個(gè)中間版本，應(yīng)用最多、傳遞最廣的為終版文件，因此，我單獨(dú)建立了終版材料的文件夾，將所有終版文件集中存放，查找起來準(zhǔn)確、方便。

三、5S管理之SEISO（清掃）

將不需要的東西清除掉，保持工作現(xiàn)場(chǎng)無垃圾，無污穢狀態(tài)。應(yīng)該說整理、整頓之后就可大刀闊斧進(jìn)行清理了。辦公區(qū)域有限，清掃對(duì)象相對(duì)明確，將無用的東西清理掉，體會(huì)到的就是簡(jiǎn)約美觀、整齊舒適了。電子版材料則不盡相同，電子版材料占的內(nèi)存空間相對(duì)小得多，所占外部空間亦可增大或轉(zhuǎn)移，因此可視情況在一定程度上多保留一些。如綜合性材料的編寫需要各部門提供大量的素材，有些內(nèi)容在終版材料中較少得到體現(xiàn)，但作為原始材料，也可以考慮予以保留。材料編輯的中間版本建議不要保留太多，當(dāng)然有重要修改的中間版本可予以保留。在版本標(biāo)識(shí)方面，外觀上可在文件的命名上加以區(qū)分，中間版本最好標(biāo)明修改日期，終版最好在文件名中注明“定稿”二字，區(qū)分起來便可一目了然；內(nèi)容上，后一版本對(duì)于前一版本的文字改動(dòng)，最好以字體顏色等加以標(biāo)注。

四、5S管理之EIKETSU（清潔）

將整理、整頓、清掃進(jìn)行到底，認(rèn)真維護(hù)和保持最佳狀態(tài)。清潔工作是對(duì)前面三項(xiàng)工作的深入，監(jiān)督和制度化是維持成果的有效途徑，為此，我們制定了部門《5S管理實(shí)施辦法》，由專人對(duì)辦公區(qū)域環(huán)境進(jìn)行檢查，及時(shí)督促整改。也根據(jù)《檔案歸檔范圍及保存期限》的要求，推動(dòng)部門人員定期對(duì)文件進(jìn)行及時(shí)整理、整頓，及時(shí)歸檔，推動(dòng)了部門工作的流程化和執(zhí)行力的提升。

五、5S管理之SHITSUKE（素養(yǎng)）

通過進(jìn)行上述4S的活動(dòng)，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。有人說，習(xí)慣是你最好的幫手，也可能成為你最大的負(fù)擔(dān)。利用5S管理工具對(duì)資料和信息進(jìn)行整理和分類，只是文秘工作基礎(chǔ)工作的一部分，但如果能夠成為我們的工作習(xí)慣，對(duì)于文秘工作效率的提升大有裨益。