5S咨詢公司導(dǎo)讀：5S管理的文件管理辦法作用于文件的管理，不在使文件雜亂無(wú)章擺放，不在為找不到文件而浪費(fèi)時(shí)間，文件的5S管理即為工作節(jié)約了時(shí)間，又使得效益提高。

辦公室5S文件管理

（一）、文件5S管理的目的

辦公室5S管理包括多方面內(nèi)容，文件管理是主要項(xiàng)目之一，文件5S管理活動(dòng)的目的主要是為了提高辦公事務(wù)效率、減少查找文件的時(shí)間，創(chuàng)建干凈整潔的工作環(huán)境，同時(shí)也體現(xiàn)了公司整體管理水平的高低。

衡量文件5S管理活動(dòng)水準(zhǔn)的一個(gè)重要指標(biāo)就是找出文件所需的時(shí)間。

文件的5S管理活動(dòng)是從廢棄開(kāi)始的。

1、文件5S管理的目的

對(duì)文件資料進(jìn)行整理整頓的目的如下：

文件、信息的共享和有效利用；

減少尋找文件的時(shí)間，提高工作效率；

辦公室空間的有效利用；

辦公環(huán)境的改善；

提高辦公事務(wù)效率；

2、文件5S管理的基本原則

文件不重復(fù)保管：一種文件只在一個(gè)位置上保管；

對(duì)原件實(shí)施管理：不隨意復(fù)印或使用復(fù)印件；

分類歸檔管理：不要使文件私有化；

簡(jiǎn)化報(bào)告文件：原則上報(bào)告限定在1-2張A4紙；

文件取放方便：能夠快速地取出和保管文件。

3、文件5S管理的順序

（二）、文檔的維護(hù)（清掃、清潔和素養(yǎng)）

定出各種管理基準(zhǔn)，并實(shí)施了整理、整頓活動(dòng)，如果不進(jìn)行有效的保持，隨著時(shí)間的推移，文件的管理就會(huì)恢復(fù)到改善前的狀態(tài)，抽屜里、文件柜里又會(huì)出現(xiàn)文件的堆積等問(wèn)題。為了避免問(wèn)題的發(fā)生，我們需要從以下幾個(gè)方面持續(xù)進(jìn)行清掃、清潔和素養(yǎng)活動(dòng)。

1、清掃：維護(hù)

對(duì)歸檔的文件特別是中、長(zhǎng)期保存的文件和文件柜要定期進(jìn)行清掃維護(hù)。對(duì)經(jīng)常性使用的文件也要進(jìn)行必要的維護(hù)，損壞或遺失的文件要進(jìn)行即使的修補(bǔ)，發(fā)行新版本時(shí)，要及時(shí)回收銷毀舊版本。

這也符合ISO9000的要求。

2、清潔：明確責(zé)任人

決定文件管理責(zé)任人，并將責(zé)任人名字明確地標(biāo)識(shí)在文件柜或文件夾上。一般地，安排經(jīng)常使用此文檔的員工承擔(dān)清潔和維護(hù)的責(zé)任較好。

3、素養(yǎng)：養(yǎng)成好的習(xí)慣

時(shí)時(shí)要求員工能很好地維護(hù)文件的5S管理狀態(tài)，做到愛(ài)護(hù)地使用文件，使用完后及時(shí)歸位，按規(guī)定要求復(fù)印和發(fā)放文件，培養(yǎng)工良好的習(xí)慣。

同時(shí)定期的檢查評(píng)比也是必要的。

（三）、文件的廢棄（整理）

文件的整理工作是辦公室5S管理活動(dòng)的關(guān)鍵內(nèi)容，一般可以按照以下幾個(gè)步驟進(jìn)行：

1、設(shè)定廢棄文件的對(duì)象和廢棄基準(zhǔn)

文件是有生命周期的。長(zhǎng)期不用的文件、無(wú)效或舊板文件以及其他沒(méi)有保存價(jià)值的文件都是整理和廢棄的對(duì)象。

財(cái)務(wù)文件——永久保存；

品質(zhì)文件——為了進(jìn)行品質(zhì)追溯，保存一定時(shí)間。

沒(méi)有廢棄基準(zhǔn)，就會(huì)將一些沒(méi)有價(jià)值的文件保存下來(lái)，充斥空間。所以，整理文件之際，明確廢棄基準(zhǔn)是必要的。

2、文件整理前的準(zhǔn)備

文件整理前的準(zhǔn)備包括現(xiàn)有文件量的測(cè)定、整理日程的安排以及整理基準(zhǔn)的教育。其中整理基準(zhǔn)的教育是關(guān)鍵，要讓員工都能了解分類的辦法。

（四）、文件的分類歸檔管理（整頓）

目的：建立一個(gè)簡(jiǎn)潔的文件體系，以便達(dá)到對(duì)文件進(jìn)行高效管理。

分類方法：

1、根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行分類

文件是工作或業(yè)務(wù)的結(jié)果，因此我們并不能以文件本身的特點(diǎn)決定它的分類，而應(yīng)該根據(jù)業(yè)務(wù)類別不同來(lái)進(jìn)行文件的分類。

在文件夾的封面、側(cè)面上注明類別名稱、管理?yè)?dān)當(dāng)、保管期限等；

在首頁(yè)建立目錄表，必要時(shí)每一類設(shè)一張拉頁(yè)，便于迅速尋找。

2、設(shè)定文件分類管理基準(zhǔn)

如：哪類文件用文件盒的樣式，哪類文件保管的期限為1年、2年。

3、歸檔前準(zhǔn)備和歸檔實(shí)施

準(zhǔn)備道具：膠水、文件袋、文件夾、文件柜；

標(biāo)識(shí)：對(duì)書(shū)架文件盒進(jìn)行標(biāo)識(shí)，使之達(dá)到目視管理的水平。