5S管理來(lái)源于日本，是指整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）和素養(yǎng)（SHITSUKE）五個(gè)項(xiàng)目。為了機(jī)關(guān)辦公室更好地推行5S管理，理順工作現(xiàn)場(chǎng)秩序，消除工作中一切不合理因素，減少因?yàn)榄h(huán)境因素帶來(lái)的干擾作用，打造“整潔、有序、舒適、安全”的辦公現(xiàn)場(chǎng)，最終達(dá)到改善辦公環(huán)境、提升企業(yè)效能和企業(yè)形象的目的。5S咨詢公司專家特制定出了機(jī)關(guān)辦公室5S管理實(shí)施方案。  

機(jī)關(guān)辦公室5S管理實(shí)施方案

 

一、5S管理實(shí)施方案之主要內(nèi)容  

整理——把工作場(chǎng)所的任何東西區(qū)分為“有必要的”和“沒(méi)有必要的”，除了有必要的留下來(lái)，其余的都消除掉；  

目的：騰出空間，空間活用，防止誤用，塑造清爽的辦公場(chǎng)所。  

整頓——把留下來(lái)必要用的物品依規(guī)定位置擺放整齊，明確標(biāo)識(shí)；  

目的：工作場(chǎng)所一目了然，消除尋找物品的時(shí)間，整整齊齊的工作環(huán)境，消除過(guò)多的積壓物品。  

清掃——將工作場(chǎng)所內(nèi)看得見(jiàn)與看不見(jiàn)的地方清掃干凈；  

目的：保持工作場(chǎng)所干凈、亮麗，避免安全隱患。  

清潔——將整理、整頓、清掃進(jìn)行到底，并且制度化，經(jīng)常保持環(huán)境處在美觀的狀態(tài)；  

目的：創(chuàng)造明朗現(xiàn)場(chǎng)，維持上面3S成果。  

素養(yǎng)——每位成員養(yǎng)成良好的習(xí)慣，并遵守規(guī)則做事，培養(yǎng)積極主動(dòng)的精神；  

目的：培養(yǎng)有好習(xí)慣，遵守規(guī)則的員工，營(yíng)造團(tuán)隊(duì)精神。  

安全——重視全員安全教育，時(shí)刻都有安全第一的觀念，防范于未然。  

目的：建立起安全的辦公環(huán)境，所有工作都在安全的前提下進(jìn)行。  

 

二、5S管理實(shí)施方案之組織機(jī)構(gòu)  

為扎實(shí)有效推進(jìn)機(jī)關(guān)5S管理工作，成立機(jī)關(guān)辦公室5S管理工作推行領(lǐng)導(dǎo)小組。  

組長(zhǎng)：XXX  

成員：XX、XXX、XX、XXX..........  

領(lǐng)導(dǎo)組下設(shè)推行5S管理項(xiàng)目實(shí)施組和效能督導(dǎo)組。  

項(xiàng)目實(shí)施組組長(zhǎng)：XX  

成員：XX、XXX、XX、XXX..........  

項(xiàng)目實(shí)施組主要職責(zé)：組織協(xié)調(diào)各部門開(kāi)展5S管理培訓(xùn)，開(kāi)展宣傳動(dòng)員工作；推行5S管理工作方案和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)；協(xié)調(diào)各部門定期召開(kāi)推行5S工作例會(huì)，及時(shí)溝通信息，商討解決問(wèn)題，研究確定下一步推行工作。  

效能督導(dǎo)組組長(zhǎng)：XXX  

成員：各部門5S管理督導(dǎo)員。  

效能督導(dǎo)組主要職責(zé)：定期對(duì)各科室推行5S管理工作執(zhí)行情況進(jìn)行督導(dǎo)檢查，做出相應(yīng)通報(bào)并運(yùn)用到月度機(jī)關(guān)效能考核。  

 

三、5S管理實(shí)施方案之實(shí)施步驟  

（一）5S管理—整理階段  

1、整理的實(shí)施細(xì)則  

（1）將必需與非必需文件資料和辦公用品分開(kāi)，在辦公桌上只放置必需文件資料和辦公用品，消除混淆，防止差錯(cuò)；  

（2）按照實(shí)際工作需要（馬上要用的和暫時(shí)不用的）歸納、整理各種文件、資料、書籍和辦公用品；  

（3）對(duì)辦公桌上、文件柜內(nèi)物品實(shí)行分類，按統(tǒng)一規(guī)定擺放；  

（4）每日自我檢查，循環(huán)整理。  

2、整理的范圍：  

（1）個(gè)人責(zé)任區(qū)是指?jìng)€(gè)人的桌面、抽屜、電腦、文件柜以及個(gè)人辦公桌周邊及所在辦公室的地面(部門庫(kù)房?jī)?nèi)物品由部門負(fù)責(zé)人指定人員整理)。每個(gè)人均有責(zé)任做好個(gè)人責(zé)任區(qū)的5S工作；  

（2）公共責(zé)任區(qū)是指走廊、公共通道、樓梯口、洗手間和未分配到部門的辦公區(qū)域，由5S管理項(xiàng)目實(shí)施組制定標(biāo)準(zhǔn)，并指定專人整理。  

3、整理的方法  

按照使用的頻率，將使用頻率高的文件資料和辦公物品放置在辦公現(xiàn)場(chǎng)附近的地方，將使用頻率不高的文件資料和辦公物品進(jìn)行集中管理，具體的判定標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合ABC分析法加以實(shí)施。 

文件資料和辦公物品整理的ABC分析法  

 

機(jī)關(guān)辦公室5S管理實(shí)施方案

 

備注：以使用頻率的高低來(lái)區(qū)分，高的為A，依次為B和C。  

（二）5S管理—整頓階段  

1、整頓的實(shí)施細(xì)則  

（1）按照公開(kāi)、透明的原則，采用清晰、標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)識(shí)，對(duì)各種文件資料和辦公用品進(jìn)行一目了然的管理；  

（2）將需要用的文件資料和辦公用品放置在方便拿取的位置，減少尋找所需時(shí)間；  

（3）按照辦公物品擺放平面圖，對(duì)辦公所需物品的位置進(jìn)行規(guī)范。  

（4）對(duì)文件資料和辦公物品進(jìn)行標(biāo)識(shí)，要做到標(biāo)識(shí)明確、編號(hào)統(tǒng)一、按順序和規(guī)定位置擺放。  

（5）對(duì)文件資料盒和辦公用品的標(biāo)識(shí)、存放位置進(jìn)行規(guī)范，保證標(biāo)識(shí)與存放用品相一致；  

（6）對(duì)電腦、電話線集束，確保線路無(wú)辮結(jié)，各類插頭、開(kāi)關(guān)、插座無(wú)損壞；  

2、整頓的內(nèi)容  

（1）文件、資料、書籍、電腦桌面等；  

（2）辦公桌椅、文件柜、電話等；  

（3）辦公室內(nèi)各種線路和電源接口。  

3、整頓的方法  

（1）運(yùn)用定置管理確定辦公室內(nèi)辦公物品和文件資料的合理放置位置；  

（2）辦公室內(nèi)辦公物品位置確定后，運(yùn)用色彩管理對(duì)物品進(jìn)行標(biāo)識(shí)，用不同的顏色定位，以示區(qū)分。  

（三）5S管理—清掃階段  

1、清掃的實(shí)施細(xì)則  

（1）明確每天上下班前十分鐘作為清掃時(shí)間，每個(gè)機(jī)關(guān)工作人員在個(gè)人責(zé)任區(qū)內(nèi)進(jìn)行徹底的清掃；  

（2）對(duì)清掃過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整修；  

（3）保證辦公室內(nèi)所有物品潔凈，電腦、電話、打印機(jī)等設(shè)備無(wú)故障；  

（4）清掃工具擺放整齊、干凈有序，垃圾桶日清日潔。  

2、清掃的內(nèi)容  

（1）辦公室窗、墻、地板等；  

（2）辦公桌、文件柜等辦公用品；  

（3）電腦、電話、打印機(jī)等辦公設(shè)備。  

3、清掃的方法  

從大到??；從上到下；從里到外；從角落到中央  

（四）5S管理—清潔階段  

1、清潔的實(shí)施細(xì)則  

（1）辦公室所有物品嚴(yán)格按定置標(biāo)準(zhǔn)管理；  

（2）定期檢查，確保工作環(huán)境保持美觀整潔。  

2、清潔的內(nèi)容  

（1）每天上下班各花10分鐘做好5S工作；  

（2）每天隨時(shí)自我檢查，對(duì)不符合規(guī)范的情況及時(shí)糾正；  

（3）保持整理、整頓、清掃的成果。  

（五）5S管理—素養(yǎng)階段  

具體要求：  

（1）自覺(jué)遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，工作認(rèn)真，主動(dòng)服務(wù)，積極維護(hù)公司形象；  

（2）持續(xù)推行5S管理直到成為全體干部職工共有的習(xí)慣；  

（3）以創(chuàng)建文明單位和開(kāi)展創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)等各種活動(dòng)推動(dòng)提升5S管理。  

 

四、5S管理實(shí)施方案之進(jìn)度安排  

第一階段（3月21日-31日）：宣傳動(dòng)員階段。在確定方案和建立組織的基礎(chǔ)上，利用各種渠道廣泛開(kāi)展5S管理活動(dòng)宣傳動(dòng)員，進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)，確保全員參與。  

第二階段（4月1日-10日）：執(zhí)行和檢查考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)建立階段。制定辦公物品定置標(biāo)準(zhǔn)、管理看板、相關(guān)標(biāo)識(shí)和具體的檢查考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)。  

第三階段（4月11日-4月25日）：整理與整頓階段。對(duì)文件資料和辦公用品進(jìn)行分類整理，張貼統(tǒng)一制作的各類標(biāo)識(shí)，并按照辦公物品定置圖進(jìn)行規(guī)范擺放。  

第四階段（4月26日-5月10日）：清掃與清潔階段。清掃辦公現(xiàn)場(chǎng)臟污，妥善處理好暫時(shí)不用和不再用的物品；開(kāi)展自查和巡查，對(duì)不規(guī)范情況及時(shí)修整，保持整理、整頓、清掃階段性成果。  

第五階段（5月11日-5月31日）：素養(yǎng)與安全階段。保持良好的行為習(xí)慣，自覺(jué)遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，保持“整潔、有序、舒適、安全”的辦公環(huán)境。  

第六階段（6月1日-7月31日）：檢查考核及總結(jié)階段。組織定期檢查，開(kāi)展推行情況考核，建立長(zhǎng)效機(jī)制；開(kāi)展階段性總結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和不足，制定下一年度推進(jìn)目標(biāo)和任務(wù)。

 

五、5S管理實(shí)施方案之考核辦法  

將5S管理納入市局（公司）機(jī)關(guān)效能考核，按照制定的5S管理檢查考核標(biāo)準(zhǔn)，每月由效能督導(dǎo)組進(jìn)行巡查，記錄考評(píng)結(jié)果并運(yùn)用到月度績(jī)效考核中。  

六、5S管理實(shí)施方案之保障措施  

1、5S管理推行項(xiàng)目實(shí)施組負(fù)責(zé)制定5S管理執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)；每周召開(kāi)碰頭會(huì)，及時(shí)商討解決推行過(guò)程中存在的問(wèn)題，組織檢查推行和落實(shí)的具體情況。  

2、針對(duì)5S管理的內(nèi)容、目的、推行要領(lǐng)、實(shí)施辦法等對(duì)全體職工開(kāi)展培訓(xùn)，提高全員參與5S管理的積極性和主動(dòng)性，保證5S管理的推行工作順利開(kāi)展。  

3、通過(guò)部門自檢、互檢、督導(dǎo)組定期巡檢等方式，對(duì)5S管理不達(dá)標(biāo)的情況及時(shí)提出修正意見(jiàn)，并督促其整改。  

4、建立5S管理推行長(zhǎng)效機(jī)制，通過(guò)不間斷的檢查評(píng)比和考核活動(dòng)，督促全員做到常分類、常整理、常清潔、常維護(hù)、常規(guī)范，讓員工養(yǎng)成良好的職業(yè)素養(yǎng)和行為習(xí)慣，促進(jìn)企業(yè)管理水平的持續(xù)改進(jìn)。  

 

附：機(jī)關(guān)辦公室月度5S管理檢查考評(píng)表  

 

機(jī)關(guān)辦公室5S管理實(shí)施方案