后勤，本為軍事名詞，為“后方勤務”的簡稱，是指從物資、衛(wèi)生、技術、運輸等方面保障軍隊需要的勤務。“兵馬未動，糧草先行”，這是我國歷代兵家對后勤工作在軍事行動中的地位、作用所作的高度概括和評價。后勤工作作為現(xiàn)今機關、企業(yè)事業(yè)單位不可缺少的一環(huán)，有著漫長的發(fā)展歷程。在不同的歷史時期，后勤工作的性質、內容都有不同特色。隨著社會的發(fā)展變化，其所賦予的含義也不斷地變化、更新。那什么是辦公室后勤5S管理制度呢？

環(huán)境制度：

A、目的：

為了使公司步入標準化，5S培訓公司特制定本制度。

B、 適用范圍：

辦公室、公共場所。

C、 程序，步奏：

一、后勤5S管理—1S整理：

★將工作場所任何東西區(qū)分為有必要的與不必要的東西明確地、嚴格地區(qū)分開來；

★不必要的東西要盡快處理掉，決定物品的放置位置。

a、目的

1、塑造清爽的工作場所

2、物品雜亂無章的擺放，增加了尋找工具、零件等物品的困難，浪費時間。

b、注意點：

要有決心

C、實施步奏

1、 全面檢查自己的工作場所（文件柜的底部，桌子的底部，這些都是現(xiàn)場檢查時應特別需要注意的地方）。兩點：看得見的要整理，看不到的更要進行整理?？蛷d、陽臺、各個房間。

2、 對管轄區(qū)域的物品、文件、空間做盤點——并區(qū)分其“要”和“不要”。通過調查使用頻度，決定物品的“要”與“不要”，準確地區(qū)分需要還是想要，是非常關鍵的問題。

★清理非必需品時必須把握好的是看物品現(xiàn)在有沒有使用價值,而不是原來的購買價值，也就是使用價值大于購買價值。

3、分類清理：

設備：電腦、打印機、文具、書籍。

空間：柜架、桌椅、儲物箱等。

物品：個人用品、裝飾品 、文件。

3.1無使用價值的物品（丟棄）：

（1）、已損壞而無法使用了的錘、套筒、刃具等工具

（2）、過時的報表、資料；

（3）、停止使用的標準書等過時表格、文書；

（4）、無法修理好的器具設備等；

（5）、過期、變質的物品。

3.2清理非必需品

柜子、工具箱、抽屜、柜中的雜物，過期的報刊、雜志，空的罐子，已損壞的工具或器皿，窗臺、貨架上，長時間不用或已不能使用的設備、工具、材料、文件，在你的辦公場所、桌椅下面、還有顯示寫字板上報廢的文具、過期的文件、材料、表格、速記記錄等。

3.3造成行為不便的物品。

（1）、取放物品不方便的盒子。

（2）、需要翻過幾層東西才能找到的。

3.4占據工作重要位置的閑置物品

(1)、偶爾使用的物品。

(2)、誰都知道那是無用的物品。

★  工作崗位上只能擺放當天工作所需的必需品。

3.5清理不常使用的物品

1、對需要的物品調查使用頻度，決定日常用量及放置位置。

2、制訂廢棄物處理方法 。

3、每日自我檢查：（制度）

沙發(fā)上、窗臺上、暖氣上禁止擺放任何物品。 1次/日

擺放整齊  辦公桌、椅、柜（櫥）、等物品放置要規(guī)劃有序，布局美觀。 1次/日

文件夾、正在使用的文件、票據、電話、茶杯等物品，要求放置整齊有序1次/日

作為企業(yè)中的一員，你如何通過自己的行動，為貫徹和推行5S來作出自己的努力呢？

養(yǎng)成每天循環(huán)整理的習慣

整理是一個永無止境的過程，現(xiàn)場每天都在變化，昨天的必需品，今天就有可能是多余的。比如你昨天拿著訂書機訂了一堆的書面材料，但今天你不訂了，這個訂書機是不是多余了，昨天必需的物品，到今天可能是多余的，今天的需要與明天的需求必然有所不同。

整理，是一個循環(huán)的工作，根據需要而隨時進行，需要的留下，不需要的馬上放在另外一邊，如果僅是收拾一下，就完全失去了整理的意義。

★制度，每2日上會（3分鐘會議）總結一次。對沒做到的加強。

二、后勤5S管理—2S整頓

★對整理之后留在現(xiàn)場的必要的物品分門別類放置，排列整齊。

★明確數量，并進行有效地標識。

A、目的：

★工作場所一目了然 ，非擔當者的其他人員也能明白要求和做法。

★不同的人去做，結果應是一樣的(已經標準化)。

★消除找尋物品的時間 ，能立即使用與取出。井井有條，消除過多的積壓物品。

★整頓是一種科學，它定出了標準化，誰到這個工作崗位，什么東西放在哪里已變成一種習慣

B、注意點：

★這是提高效率的基礎

★任意決定物品的擺放必然不會使你的工作速度加快，它只會讓你的找尋時間加倍。

C、實施要領：

1、 前一步驟整理的工作要落實，整理是整頓的基礎，沒有整理就無法整頓。

1、1、徹底地進行整理

1、11．徹底地進行整理，只留下必需物品；

1、12．在工作崗位只能擺放最低限度的必需物品；

1、13、 正確地判斷出是個人所需還是小組（部門）共需品。

2、流程布置，確定放置場所

2、1放在崗位上的哪一個位置比較方便？進行布局研討；（如物品放置個人處后，我們整頓的目的就無法達到。)

2、2物品的保管要 定點、定容、定量。

2、3將經常使用的物品放在工作地點的最近處；

2、4特殊物品必須設置專門場所并由專人來進行保管（比如：印章）；

2、5物品的放置場所原則上要100%設定。

3、規(guī)定放置方法、明確數量

3、1物品按用處或按種類來區(qū)分放置；

3、2擺放方法各種各樣，例如：架式、箱內、工具柜、懸吊式，各個崗位提出最適合各自工作需要的想法；

3、3盡量立體放置，充分利用空間；

3、4便于拿取和先進先出

4、進行標識

4、1采用不同色的膠帶等標識；為擺放長久物品和固定永久性物品設置標志。

4、2用隔板或書夾、擋板等來劃分區(qū)域，區(qū)分的各種標識。放置場所和物品一對一表示。

D、實施步奏

第一步：分析現(xiàn)狀

在進行分析的時候，從物品的名稱，物品的分類，還有物品的放置這幾個方面進行規(guī)范化

第二步：物品分類

在整頓時，要根據物品各自的特征進行分類，把具有相同特點或具有相同性質的物品劃分到同一個類別，并制訂標準和規(guī)范，確定物品的名稱，標識物品的名稱。

第三步：決定儲存方法

要點：

★對于物品的存放，一般應進行定制管理。根據物流運動的規(guī)律性，按照人的生理、心理、效率及安全的需求來科學地確定物品的場所和位置，實現(xiàn)人與物的最佳結合的管理方法。

★場所、物品的存放位置、標識等三方面的含義都要固定。

★對于自由位置放置的，適用于物流系統(tǒng)中的那些不用放回去、不重復使用的物品。

★對不同物品加以區(qū)分，不同位置的劃分也可以采用可移動的線條或銜接支架來加以分割，表示位置暫時固定，標識與定制管理。

 

推行程序步奏：

（1）進行現(xiàn)場定制管理，明確管理內容。

★工作空間 ★人與物品的聯(lián)系 ★物品的分類與作用 。

管理方法：

（1） 存檔管理：選用合適的文件夾、文件柜、等物品來按類存檔。

（2） 日常存放：設置專門的文件柜用來存放文件，設置標識、條形帶、便于取放。

分析問題，提出方案。

人、物結合是不是很自然，空間的利用是不是可以增大？分析之后再進行定制設計，為了達到布置的詳細化，合理化，簡明化，簡單化。

要做到：最優(yōu)的空間利用  最大的操作便利  最小的改進費用 最少的心情不暢

最廣的統(tǒng)一規(guī)范  最佳而又靈活的彈性，最美的協(xié)調布局。

第四步：實施

按照決定的儲放方法，把物品放在該放的地方，不要造成有些物品沒有家。

1、 工作場所的定置制度（要點）；

●一套齊全的工具、文具（盡量地限制每人所使用的文具和工具，每人最多就是一套）

●對于使用頻率不高的文具，如訂書機等，可以讓整個辦公室共用一套，文件存放在一個定點。

●在工作崗位只能擺放最低限度的必需物品

筆、墨、橡皮、尺子等辦公用具整理，放置 1次/日

2、物品的定置制度（要點）；

●文件存放在一個定點；

●在儲存的過程中，最好無紙化，文件的傳遞等盡可能的用電腦。

●使用的物品放置場所等基本狀況的表示板。它的具體位置在哪里？做什么，數量多少，甚至說，誰來管理等等重要的項目，讓人一看就明白。因為5S的推動，它強調的是透明化、公開化。

名稱：xxxx                       標示顏色：

數量：幾個月/多少                 地點：

○1、 將不經常使用的文件資料進行分類編號整齊存放于文件柜中。 1次/日

○2、 將經常使用的文件資料進行分類整理，每日必用、常用和常不用三種，常不用的文件要盡快處置，整齊放于辦公桌抽屜或文件柜中 1次/日

○3、 對文件（包括電子文檔）作盤點，把文件分為必要（有效）和不要（過期無效）的，不要的全部銷毀，必要文件進行整理、存檔。 1次/日

○4、 電腦硬盤里的電子文檔、資料分類必須條理清晰， 1次/日

★制度，每2日上會（3分鐘會議）總結一次。對沒做到的加強。

三、后勤5S管理—3S清掃

A、目的：

★保持前面整理、整頓的結果。

★通過整理、整頓，必須物品處于能立即取到的狀態(tài)，取出的物品還必須完好可用，這是清掃的最大的作用。

★將工作場所清掃干凈。保持工作場所干凈、亮麗的環(huán)境。

★有物品的位置無塵土，保持舒適的心情與心情

B．注意點：

責任化、制度化。

C、 實施要領：

1、建立清掃責任區(qū)。

每個部門需有一個副負責部門。

當一個部門繁忙時，由另一個部門來輔助。沒有清理或其他問題記錄后2部門需一同負責。

2、 執(zhí)行例行掃除，清理臟污，人人參與，責任到部門

每周一次大掃除、每日保持房間干凈、整頓后的物品歸位

3、最高領導要以身作則。清掃是每一個人都去參與，責任貫穿到每一個人，清掃與點檢、保養(yǎng)工作要充分地結合，杜絕雜亂，最終要建立清掃的基準。（關鍵就在于領導。如果領導能堅持這樣做10天，大家都會很認真地對待這件事情，很多公司推行，靠著行政命令去維持，缺少的就是領導的以身作則，人人參與）。

D、清掃制度：

1、清掃內容每日自我檢查。1次/日

整理、整頓后物品、文件每日確保放置整齊、干凈，無無用的物品，保持整理的目的。

2、桌面干凈整潔、無垃圾、無雜物遺落 ，每天5分鐘清掃 每天下班后5分鐘。

3、無無用的手稿與工作無關的文件、卡片、冊子、檔案、報刊等。1次/日

4、招待人走后，需立即清理招待用品、桌面。

四、后勤5S管理—4S清潔

將上面的整理、整頓、清掃實施的做法制度化、規(guī)范化，并貫徹執(zhí)行及維持結果。

A、目的：

維持上面的成果

成為管理和制度化，是標準化的基礎，企業(yè)文化開始形成。

推行透明管理。

B、注意點：

制度化，定期檢查。

C、實施要領：

1、前面3S工作 完成。

2、主管經常帶頭巡查，以表重視

★一旦開始了實施5S就絕對不能半途而廢，否則就會很快地退回到原來的狀態(tài)。

3、清潔是貫徹整理、整頓、清掃標準化的一個流程，所以應將非必需品從崗位上全部撤走，而且要迅速地撤下來，絕不能以明天的心態(tài)來對待。

D、推行步奏：

一、制定目視管理的標準：（辦公桌、公共場所）

二、貫徹前3S的制度

三、制定獎罰措施：

對于沒達到制度或各種管理標準的，采取每次上會點名提醒：人名不能點，只能點沒做好的事，和相關負責部門。（由于我們公司屬于非常小的公司，人員都在可監(jiān)視范圍之內，靠人治就能夠實現(xiàn)，盡量少用法治強行的。以激勵為住）

四、總經理經常帶頭巡查（一周一到兩次），以表重視。

清潔：不僅僅是“清凈整潔”，而且還包括“美化正常”。也就是說，除了維持前3S的效果以外，更要通過各種目視化的措施來進行點檢工作。

五、后勤5S管理—5S素養(yǎng)

通過晨會等手段，培養(yǎng)每位成員養(yǎng)成良好的習慣，并遵守規(guī)則做事。開展容易，但長時間的維持必須靠素養(yǎng)的提升。

A、目的：

★培養(yǎng)具有好習慣、遵守規(guī)則的員工

★營造團體精神

B、注意點：

長期堅持，才能養(yǎng)成良好的習慣。

C、實施要領：

1、對于規(guī)定的事情，大家要嚴格地按要求去執(zhí)行。養(yǎng)成一種習慣，習慣會成自然。

2、持續(xù)推行4S直到成為全員共有的習慣。

3、訓練（對人員進行5S教育、實踐）。

4、制定晨會（3分鐘會議）。

程序：

4.1時間：周3周5 早 8：30-8：35

4.2 召集人：總經理

4.3 會前：召集人提前通知。

4.3 出席人員：所有人（公司人比較少，而且目前沒有規(guī)定出部門負責人）

4.4 會議地點：

4.4 會議程序：

1、各部門2日情況總結、按照每一步奏的表格說明。

2、簡單評價（包含定期的評價，不定期的評價，討論的會議記錄）

3、提出問題、合理化建議。

4、布置后兩天內容（書面計劃書）。

5、 鐵門緊鎖的時代，已不能符合時代的要求，現(xiàn)在有時還能看見緊鎖的鐵門、工具箱，這些與5S精神是相違背的。要想進行徹底的修養(yǎng)，必須胸懷共產主義大志，保持公開的狀態(tài)。

●每一個員工都能節(jié)省進而根除浪費，養(yǎng)成勤儉創(chuàng)業(yè)的好習慣，做好自我管理。

●每一個員工感覺到推動5S，只有持之以恒才能見效。