5S起源于日本，是指整理、整頓 、清掃 、清潔和修養(yǎng) ，因為這五個單詞在日文發(fā)音中的第一個字母都是“S”，故統(tǒng)稱為5S，主要針對生產(chǎn)現(xiàn)場中人員、機(jī)器、材料、方法等生產(chǎn)要素進(jìn)行有效管理，這是日本企業(yè)獨特的一種管理辦法。5S培訓(xùn)公司總結(jié)說：“5S管理不僅能夠改善作業(yè)及工作環(huán)境，還能提高生產(chǎn)效率、員工士氣……牽一而動百，是其他管理活動有效展開的基石之一”。

細(xì)說5S管理

“人造環(huán)境環(huán)境育人”，員工通過對整理、整頓、清掃、清潔、修養(yǎng)的學(xué)習(xí)遵守，使自己成為一個有道德修養(yǎng)的公司人，整個公司的環(huán)境面貌也隨之改觀。

整理：將必需物品與非必需品區(qū)分開，在崗位上不要放置必需以外的物品。要區(qū)分對待馬上要用的、暫時不用的、長期不用的；即便是必需品，也要適量；將必需品的數(shù)量降低到最低程度；對于非必需品，應(yīng)尋找它合適的位置；當(dāng)場地不夠時，不要先考慮增加場所，要整理現(xiàn)有的場地。將混亂的狀態(tài)收拾成井然有序的狀態(tài)。

整頓：將必需物品放于任何人都能立即取到的狀態(tài)，并把這種狀況標(biāo)準(zhǔn)化。任意決定物品的存放并不會讓工作速度加快，但它會影響尋找時間，降低尋找時間就能大幅提高工作效率，并且能及時發(fā)現(xiàn)丟失、損壞等異常情況。

清掃：將崗位變得無垃圾、無灰塵，干凈整潔；設(shè)備保養(yǎng)得锃亮完好；創(chuàng)造一個一塵不染的環(huán)境，客戶感動，員工心情舒暢；在整潔明亮的環(huán)境里，任何異常都可馬上發(fā)現(xiàn)。

清潔：將整理、整頓、清掃進(jìn)行到底，并且制度化；管理公開化，透明化。 要成為一種制度和習(xí)慣，必須充分利用創(chuàng)意改善和全面標(biāo)準(zhǔn)化，從而獲得堅持和制度化的條件，從而提高工作效率。領(lǐng)導(dǎo)的言傳身教、制度監(jiān)督非常重要。經(jīng)常是一時養(yǎng)成的壞習(xí)慣，就要花十倍的時間去改正。公司所有人員（含董事長）都應(yīng)一起來執(zhí)行這個工作；最好能分配每個人應(yīng)負(fù)責(zé)清潔的區(qū)域。分配區(qū)域時必須絕對清楚地劃清界限，不能留下沒有人負(fù)責(zé)的區(qū)域（即死角）。對自己的責(zé)任區(qū)域都不肯去認(rèn)真完成的員工，不要讓他擔(dān)當(dāng)更重要的工作。

修養(yǎng)：對于規(guī)定了的事情，大家都按要求去執(zhí)行。典型例子就是要求嚴(yán)守標(biāo)準(zhǔn)，強調(diào)的是團(tuán)隊精神。公司應(yīng)向每一位員工灌輸遵守規(guī)章制度、工作紀(jì)律的意識；此外強調(diào)創(chuàng)造一個良好風(fēng)氣的工作場所，絕大多數(shù)員工對以上要求會付諸實踐的話，個別員工和新人就會拋棄壞的習(xí)慣，轉(zhuǎn)而向好的方面發(fā)展。此過程有助于人們養(yǎng)成制定和遵守規(guī)章制度的習(xí)慣。

5S在IT服務(wù)管理中的應(yīng)用

筆者在日常IT服務(wù)管理中引入5S管理，通過實踐發(fā)現(xiàn)，其實5S在IT服務(wù)管理中也很有效。IT服務(wù)很多也是現(xiàn)場作業(yè)，保持環(huán)境的整潔合理，同樣能提高服務(wù)效率，節(jié)約服務(wù)成本。

在IT管理中引入“整頓”

維修室的整頓：將廢棄的IT設(shè)備及時處理掉，將已修好的設(shè)備立刻送走，有缺陷的IT設(shè)備要及時修理好做備件使用。待修設(shè)備、已修好設(shè)備、需送修設(shè)備要分區(qū)放置。

計算機(jī)文件夾的整頓：要養(yǎng)成定期整理計算機(jī)文件夾的習(xí)慣。將相關(guān)的文檔資料歸于一個文件夾，不要將同一文件的不同版本放在不同的文件夾。

軟件的整頓：計算機(jī)用了一段時間后，計算機(jī)里會裝很多軟件，要常常清理，把一些不用的軟件清理掉。

軟件版本管理：像筆者所在單位用的HIS系統(tǒng)，軟件的版本管理就很成問題，客戶端軟件、中間層軟件一直在不斷升級中，版本一直在增加，后來我們對版本開始管理，把經(jīng)確認(rèn)后不用的老版本從共享文件夾刪除。最后做到在共享文件夾只有一個版本。版本管理有一些專業(yè)的解決方案。

交通銀行版本管理的負(fù)責(zé)人認(rèn)為：“程序版本管理混亂可能會導(dǎo)致項目進(jìn)度延遲，甚至不能按時完成，頻繁的變更以及需求變化，給安全生產(chǎn)的效率和質(zhì)量都產(chǎn)生了不可估量的后果。”

信息中心辦公環(huán)境中的各種文件、資料要定期整頓，去掉不用的文件、資料。

整理在IT管理中的應(yīng)用

工具箱里的東西、維修備件在使用后要放回原位。工具及備件缺少時應(yīng)立即補充。信息中心辦公環(huán)境中的各種文件、資料要定期分類整理方便查找。

清掃在IT服務(wù)中的應(yīng)用

定期對IT設(shè)備進(jìn)行清掃。打印機(jī)幾個月就要清掃一次，電腦主機(jī)一年也要清掃一次。保持辦公環(huán)境的整潔。

清潔在IT管理中的應(yīng)用

所有關(guān)于整頓、清理、清掃的要求都以制度的形式固化下來，并融入對員工的績效考核中。

修養(yǎng)在IT管理中的應(yīng)用

定期組織部門員工總結(jié)和檢討，查缺補漏，互相監(jiān)督，提出改進(jìn)意見。當(dāng)這種氛圍形成以后，就能影響新員工和其他沒有實行5S管理的部門，逐步擴(kuò)大5S管理的影響面。（文章來源：深圳市西鄉(xiāng)人民醫(yī)院CIO 李開祥）